Grenzenlose Agilität
Zusammenarbeit über Standorte, Länder und Zeitzonen hinweg.
Product Owner in Deutschland. Entwicklung in Osteuropa. Umsetzung auf einem anderen Kontinent. Stakeholder in mehreren Ländern. Dazu Homeoffice, unterschiedliche Zeitzonen und Menschen, die sich nur selten persönlich begegnen.
Für viele Unternehmen ist das längst Normalität.
Product Owner in Deutschland- Entwicklung in Osteuropa
- Umsetzung auf einem anderen Kontinent
- Stakeholder in mehreren Ländern
Product Owner in Deutschland- Entwicklung in Osteuropa
- Umsetzung auf einem anderen Kontinent
- Stakeholder in mehreren Ländern
Damit verändert sich die Zusammenarbeit. Vieles, was im gemeinsamen Büro beiläufig funktioniert, muss in verteilten Teams bewusst ermöglicht werden: Informationen finden, Entscheidungen nachvollziehen, gemeinsam Lösungen entwickeln, Feedback erhalten und verstehen, woran andere gerade arbeiten.
Genau hier liegt ein besonderer Schwerpunkt von Agile Lions.
Je geringer die physische Nähe, desto höher die Anforderungen an die Kollaborationsinfrastruktur.
Infrastruktur für Zusammenarbeit
Eine Stadt funktioniert, weil Straßen, Schienen, Strom, Wasser und Kommunikationsnetze vorhanden sind.
Bei Zusammenarbeit ist es ähnlich.
Ein Team kann aus hervorragenden Menschen bestehen und trotzdem permanent Reibungsverluste erzeugen, wenn Informationen schwer auffindbar sind, Entscheidungen verschwinden, Zuständigkeiten unklar bleiben oder für jede Abstimmung ein Meeting notwendig wird.
Drei Ebenen spielen dabei zusammen:
Physische Infrastruktur
Büros, Projekträume, Arbeitsplätze und technische Ausstattung.
Digitale Infrastruktur
Identitäten, Geräte, Zugänge, Netzwerke, Berechtigungen, Software und Datenzugriff.
Sie beantwortet die Frage:
Kann diese Person technisch arbeiten?
Kollaborationsinfrastruktur
Sie beantwortet die weitergehende Frage:
Kann diese Person mit allen anderen wirksam zusammenarbeiten?
Kollaborationsinfrastruktur beschreibt die Strukturen, Systeme, Arbeitsräume und Regeln, die gemeinsame Arbeit über Organisations-, Standort-, Sprach- und Zeitzonengrenzen hinweg ermöglichen.
Vier Bereiche greifen ineinander
Kollaborationsinfrastruktur
04 / 04
Administration
- Was wird gerade getan?
- Wer arbeitet woran?
- Wie weit ist die Arbeit?
- Wo bestehen Abhängigkeiten oder Blockaden?
Im Zentrum
Im Zentrum kann AI diese Infrastruktur auf ein neues Level heben und Wissen, Kommunikation und Zusammenarbeit enger miteinander verbinden.
01 / 04
Communication
Wo wird informiert, diskutiert und abgestimmt?
Welche Kommunikation ist offen sichtbar und welche gehört in einen kleineren Kreis?
02 / 04
Collaboration
Wo entstehen gemeinsam Ideen, Konzepte und Lösungen?
Wie funktionieren direktes Feedback und gemeinsames Arbeiten im virtuellen Raum?
03 / 04
Documentation
Wo liegt explizites Wissen?
Wie wird es strukturiert, aktuell gehalten und wiedergefunden?
04 / 04
Administration
Was wird gerade getan?
Wer arbeitet woran?
Wie weit ist die Arbeit?
Wo bestehen Abhängigkeiten oder Blockaden?
Ein Tool ist noch keine Kollaborationsinfrastruktur
Microsoft Teams, Jira, Azure DevOps, Miro oder Confluence sind einzelne Bestandteile.
Entscheidend ist ihr bewusst gestaltetes Zusammenspiel.
Jedes Medium bekommt eine Funktion.
Wie wird gearbeitet?
Dokumentation und gemeinsame VereinbarungenWas wird gemacht und wie weit ist die Arbeit?
Arbeitssystem, Backlog und PBIsWo wird gemeinsam eine Lösung entwickelt?
visueller ArbeitsraumWo wird diskutiert und informiert?
Kommunikationskanäle
Die konkrete Toollandschaft kann unterschiedlich aussehen. Entscheidend ist die Logik zwischen den Werkzeugen.
Wenn Informationen überall liegen
Eine schwache Kollaborationsinfrastruktur zeigt sich häufig schnell:
Informationen liegen gleichzeitig in E-Mail, Teams, SharePoint, Jira, Confluence, Miro, PowerPoint und Excel.
Die aktuelle Version ist unklar.
Entscheidungen werden mehrfach diskutiert.
Menschen fragen nach Informationen, die bereits vorhanden sind.
Meetings kompensieren fehlende Transparenz.
Das Problem liegt dann im Zusammenspiel der Arbeitsumgebung.
Shared Context und Informationssymmetrie
Der Informationsmarktplatz
Mit fünf Menschen lassen sich viele Informationen noch persönlich weitergeben.
Mit fünfzehn wird das schwieriger.
Mit fünfzig kann niemand mehr jeden notwendigen Informationsfluss bewusst planen.
Deshalb braucht es offene Arbeitsräume, in denen Informationen auch von Menschen wahrgenommen werden können, die ursprünglich gar nicht Teil einer Kommunikation waren.
Eine Frage in einem offenen Kanal.
Eine dokumentierte Entscheidung.
Ein geteilter Link.
Ein sichtbares Arbeitsergebnis.
So entsteht ein Informationsmarktplatz und damit ein Teil des informellen Informationsflusses, der in einem gemeinsamen Büro automatisch vorhanden wäre.
Synchron und asynchron in Balance
Fünf Menschen in einem einstündigen Meeting erzeugen fünf Personenstunden Aufwand.
Diese gemeinsame Zeit ist sinnvoll, wenn dadurch etwas vorankommt oder gelernt wird.
Nach einem guten Meeting besteht beispielsweise mehr Klarheit, eine Entscheidung wurde getroffen, etwas gemeinsam entwickelt oder eine neue Erkenntnis gewonnen.
1 h1 h1 h1 h1 h
5 h
1 h
1 h
1 h
1 h1 hEine leistungsfähige Kollaborationsinfrastruktur verschiebt deshalb möglichst viel von
„Ich muss jemanden fragen.“
zu
„Ich kann es selbst herausfinden.“
Gemeinsame Zeit bleibt für Situationen, in denen Interaktion echten Mehrwert erzeugt.
Dafür müssen PBIs verständlich, Entscheidungen dokumentiert, Wissen auffindbar und Zusammenhänge sichtbar sein.
Transparenz reduziert Kontrollaufwand
Wenn Fortschritt schwer sichtbar ist, entstehen Statusmeetings, Reporting, Excel-Listen und zusätzliche Managementabfragen.
Damit wächst der Koordinationsaufwand.
- Managementabfragen
- Excel-Listen
- Reporting
- Statusmeetings
Ein Handlungsprinzip von Agile Lions lautet deshalb:
Status sollte, wo immer möglich, transparent und automatisiert entstehen.
Der aktuelle Arbeitsstand gehört dorthin, wo die Arbeit ohnehin stattfindet.
So wird Transparenz Teil der täglichen Zusammenarbeit und keine zusätzliche Reportingaufgabe.
Entfernung ist mehr als Kilometer
Internationale Zusammenarbeit kennt mehrere Formen von Distanz.
Räumlich
Spontane Begegnungen und kurze Abstimmungen fehlen.
Zeitlich
Eine Frage am Nachmittag erreicht die andere Seite möglicherweise erst am nächsten Arbeitstag.
Sprachlich
Nuancen, implizite Erwartungen, Fachbegriffe und organisationale Abkürzungen werden unterschiedlich verstanden.
Organisatorisch
Menschen arbeiten mit unterschiedlichen Führungssystemen, Zielen, Prozessen, Verträgen oder Incentives.
Kulturell und im Tagesrhythmus
Auch geringe geografische Entfernung kann die Zusammenarbeit stärker beeinflussen, als die reine Zeitverschiebung vermuten lässt.
Bei Teams auf der Iberischen Halbinsel beträgt der Zeitunterschied zu Deutschland beispielsweise nur eine Stunde. Gleichzeitig kann ein anders strukturierter Tagesablauf die tatsächliche gemeinsame Arbeitszeit deutlich stärker reduzieren.
Entscheidend ist deshalb die reale Überschneidung im Arbeitsalltag und weniger die Entfernung auf der Landkarte.
Onsite-Experience in die virtuelle Welt übertragen
Remote-capable by design bedeutet, die Stärken persönlicher Zusammenarbeit bewusst auch virtuell zu ermöglichen:
- gemeinsames Denken,
- visuelle Zusammenarbeit,
- schnelles Feedback,
- informelle Information,
- sichtbare Arbeit
- und persönliche Verbindung.
Eine Videokonferenz allein schafft diese Erfahrung noch nicht – insbesondere dann nicht, wenn im schlechtesten Fall die Hälfte der Beteiligten ohne Kamera passiv zuhört.
Virtuelle Zusammenarbeit muss gestaltet werden.
AI als Teil der Kollaborationsinfrastruktur
AI erweitert die Möglichkeiten deutlich.
Wissen lässt sich schneller finden.
Große Informationsmengen können zusammengefasst werden.
Diskussionen und Entscheidungen werden leichter nachvollziehbar.
Information kann zwischen unterschiedlichen Formaten übertragen werden.
Dokumentation kann näher an der eigentlichen Arbeit entstehen.
Damit verbindet AI die vier Bereiche
- Communication
- Collaboration
- Documentation
- Administration
zunehmend miteinander.
Die Qualität der zugrunde liegenden Informationen bleibt dabei entscheidend.
Aus der Praxis
Internationale Zusammenarbeit gehört seit vielen Jahren zum normalen Arbeitsumfeld von Agile Lions.
Dazu zählen beispielsweise:
13
Stunden Zeitversatz
Zusammenarbeit zwischen einem Team in Deutschland und der Umsetzung auf der anderen Seite der Welt.
14
Länder
Ein Vorhaben über 28 Business Units in 14 europäischen Ländern.
Sechs
Standorte in vier Ländern
Zusammenarbeit von Südeuropa bis Indien.
Vier
Kontinente
Ein internationales Produktionsnetz mit Beteiligten auf mehreren Kontinenten.
Rund
80
Beteiligte
Ein Programm an drei Standorten in zwei Ländern.
Die Konstellationen unterscheiden sich. Die grundlegende Frage bleibt:
Wie muss das gemeinsame Arbeitsumfeld gestaltet sein, damit Menschen unabhängig von ihrem Standort wirksam zusammenarbeiten können?
Grenzenlose Agilität
Internationale Teams brauchen eine Zusammenarbeit, die für ihre Realität gemacht ist.
Information muss auffindbar sein.
Kontext muss geteilt werden.
Arbeit muss sichtbar sein.
Gemeinsames Denken muss möglich bleiben.
Entscheidungen müssen nachvollziehbar sein.
Und Menschen brauchen die Voraussetzungen, eigenständig handeln zu können.
Genau dafür steht die Kollaborationsinfrastruktur.
